Kamis, 27 Januari 2011

Quality Management System


BAB I
PENDAHULUAN
Rangkuman dan Teori
Dalam unit pembelajaran ini disajikan sebuah proses perbaikan kinerja untuk mengenali dan menangani peluang-peluang perbaikan yang ada di suatu instansi tertentu. Perangkat untuk QMS (Quality Management System) adalah perangkat-perangkat klarifikasi pemikiran. Ini bertujuan untuk membantu dalam proses manajemen harian dengan mengamati apa yang terjadi di suatu instansi, menetapkan standart kinerja terbaik untuk sebuah tim, memunculkan peluang untuk perbaikan secara berkelanjutan dengan difasilitasi ketelitian sistematis dalam praktek kerja tim tersebut.
Di unit pembelajaran ini akan ada pembahasan tentang perangkat mutu di bagian khusus. Dengan pembahasan ini, kita bisa mulai menerapkan prinsip-prinsip yang telah kita didiki dan membuat sistem manajemen mutu memberikan manfaat bagi kita di lingkungan kita masing-masing, muali dari sekolah sampai instansi besar.
Jadi jika kita mengubah  cara pandang kita terhadap mutu, kita akan bisa melihat bahwa mutu tidak hanya berkaitan dengan mengikuti prosedur, pemeriksaan, peraturan dan undang-undang. Mutu lebih terkait dengan pengetahuan kita tentang kebutuhan dan harapan orang-orang yang akan kita layani, penentuan tujuan untuk memenugi kebutuhan-kebutuhan tersebut, pengukuran kinerja dan perbaikan kemampuan secara terus menerus untuk memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.
Tujuan
·         Memahami sistem proses yang saling terkait yang dibutuhkan untuk menerapkan kebijakan dan mencapai tujuan.
·         Menjelaskan hubungan antara pemasok proses dengan konsumen.
·         Menentukan kebutuhan dan harapan konsumen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan menggunakan rantai kosumen pemasok
·         Mengusahakan perbaikan sistem secara terus menerus dengan mengevaluasi kinerjanya secara objektif.



1.  Proses
Proses adalah kegiatan menggunakan sumber daya yang diatur dan memungkinkan mengubah input menjadi output.  Seringkali output sebuah proses secara langsung menjadi input.  Penerapan sistem proses dalam sebuah organisasi, digabungkan dengan identifikasi dan interaksi proses-proses tersebut, dan pengaturannya bisa disebut “ Pendekatan proses”. 

Right Arrow: outputRight Arrow: inputProses
                                                                                          (serangkaian Kegiatan yang memberi nilai tambah)


 

                                                                                         
                                                           Sumber Daya
·         Proses adalah kumpulan sumber daya dan kegiatan yang koheren yang mengubah impor menjadi ekspor (input menjadi output)
·        Proses adalah sejumlah kegiatan yang tersusun secara logis, bertujuan untuk menentukan realisasi barang atau jasa untuk konsumen( internal)
Kegiatan atau operasi apapun yang menerima input dan mengubahnya menjadi output adalah sebuah proses.  Dengan demikian, sebuah proses adalah serangkaian kegiatan yang berurutan dengan awal dan akhir. 
1.1    Urutan Atau Rangkaian Proses
Rangkaian proses adalah rantai nilai dan dengan demikian harus berawal dari kebutuhan pihak-puhak yang berkepentingan dan berujung pada pemenuhan kebutuhan-kebutuhan ini.  Jadi, identifikasi proses sengat dibutuhkan agar organisasu bisa mencapai tujuannya dan memuaskan konsumen.
Tujuan-tujuan ini dicapai melalui berbagai proses, yang masing-masing menghasilkan output yang akan menjadi input untuk proses berikutnya dalam rantai tersebut sehingga pada akhirnya akan berujung pada pencapaian tujuan yang dikehendaki.  Dengan demikian, penentuan urutan proses sangat diperlukan.
Penerapan ISO 9001 secara efektif mengharuskan sebuah organisasi mengetahui dan menentukan semua proses yang berhubungan dengan pemenuhan kebutuhan konsumen.
1.2    Identifikasi Proses  
·         Mulai dari proses utama
Metode yang bisa digunakan adalah dengan memulai identifikasi dari proses utama organisasai tersebut.  Proses utama menunjukkan input mana yang akan diubah menjadi output apa oleh langkah-langkah dalam proses tersebut.Setelah proses utama, berikutnya adalah proses kerjam yang diikuti oleh instruksi kerja.
·         Sudut pandang konsumen
Metode ini mengajarkan untuk lebih terfokus pada proses yang sedang dilacak konsumen, berhubungan dengan jasa atau barang yang diberikan oleh perusahaan.  Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan curah gagasan. 
1.3    Sebelas Alasan Menjabarkan Proses
·         Mendapatkan pandangan tentang kaearah mana proses tersebut berjalan
·         Memperlihatkan proses hubungan antara berbagai departemen
·         Pelokalan dalam proses
·         Kesatuan dan kejelasan pengaturan kerja
·         Transfer ilmu yang lebih mudah dan cepat
·         Sertifikasi
·         Bertindak berdasarkan output
·         Menentukan sebab
·         Meningkatkan fleksibilitas
·         Meningkatkan mutu output
·         Berkonsentrasi pada konsumen
Setelah proses ditentukan maka kita mulai memfokusan diri pada perbaikan mutu barang dan jasa secara terus menerus.
Manajemen mutu terpadu berarti bahwa tiap tahap dalam proses produksi harus berfokus pada kebutuhan konsumen, bukan hanya tahap akhirnya saja. Semua tahap yang ada harus berfungsi sempurna untuk mencapao hasil yang sempurna. 
Standard Internasional ini mendorong penggunaan pendekatan proses saat menyusun, menerapkan dan meningkatkan efektifitas sistem menajemen mutu, untuk meningkatkan kepuasan konsumen dengan memenuhi persyaratan atau kebutuhan mereka.  Kelebihan pendekatan proses adalah dengan adanya kendali terus menerus atas hubungan antara tiap proses dalam sebuah sistem proses, dan kendali atas gabungan dan interaksi tiap proses tersebut. Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses menunjukkan bahwa para konsumen memainkan peran penting dalam menentukan persyaratan atau kebutuhan mereka sebagai input. 
                            Model pendekatan proses


 








           
 



1.4    Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan Proses : proses-proses inti standard
Standart ini didasarkan pada mosel konseptual yang ditunjukkan dalam gambar diatas.  Model ini disebut “model proses” sebab model ini menekankan proses-proses utama yang menjadi bagian tak terposahkan dari standard ini.
            Model ini dikendalikan oleh konsumen, yang berarti segala hal yang berkaitan dengan mutu berawal dari dan berakhir pada konsumen.  Dalam gambnar diatas konsumen ditunjukkan di sisi kiri dan kanan.  Ketiga kelompok konsumen utama dalam bidang pendidikan dan pelatuhan juga ditunjukkan disana. 
            Input dan outputnya seringkali terkait dengan ketiga kelompok konsumen ini, bahkan terkait juga dengan kelompok lain, seperti :
·         Seorang peserta didik
·         Orang tua peserta didik atau pegawai
·         Sebuah perusahaan atau organisasi dimana kontrak penelitian, kesepakatan konsultasi, atau kintrak pelatihan dimasukkan.
·         Sebuah industri
·         Seorang konsumen internal, yaitu konsumen yang berada atau bekerja dalam organisasi pemasok pendidikan dan pelatihan itu sendiri
·         Sebuah badan pemerintah, badan pembuat undang-undang, badan akreditasi, dan semacamnya
·         Kelompok masyarakat yang relevan, seperti kelompok orang tua dan warga, anggota masyarakat secara keseluruhan.
Aliran peoses utama yang berujung pada penyerahan barang dan jasa, seperti ditunjukkan bagan diatas disebut realisasi produk.
Dalam bidang pendidikan dan pelatihan, hal ini memungkinkan bahwa konsumen (peserta didik) memilih pelajaran atau kurikulum tertentu dari brosuur, buku panduan atau lainnya.  Hal ini menjadi input untuk sistem manajemen mutu.  Input ini dimasukkan kedalam perencanaan barang dan jasa dan kedalam persyaratan barang atau jasa tersebut.
Model bagan diatas menitikberatkan pada pentingnya mendapatkan informasi tentang kepuasan konsumen (panah bagian kanan yang mengarah ke “pengukuran, analisis dan perbaikan”). 
Bagian lain dari model ini menggambarkan kegiatan yang dianggap fundamental bagi kelancaran pelaksanaan proses realisasi barang atau jasa yang di produksi, yang berarti bahwa kegiatan ini tidak penting namun sangat dibutuhkan untuk menbantu memastikan penyampaian barang dan jasa tersebut.
Kotak ”Tanggung jawab manajemen” dimaksudkan untuk menekan pentingnya manajemen meneliti hasil dari umpan balik dan informasi lain yang diterima.  Tanggung jawab manajemen juga mencakup perlunya penentuan kebijakan, tujuan dan sasaran oleh eksekutif senior perusahaan.  Manajemen senior disebuah perusahaan perlu mengevakuasi sumber daya yang ada, yang dimasukkan sebagai bidang kegiatan keempat dalam sistem menajemen mutu. 
Kegiatan pengumpulan dan anlisis data yang ditunjukkan dalam kotak di sebelah kanan, berjudul “pengukurna, analisis dan perbaikan” mungkin menghasilkan usulan perbaikan untuk sistem manajemen mutu, digambarkan dengan panah yang mengarah ke kotak bagian atas, yang berjudul “ peningkatan sistem manajemen mutu secara terus menerus”.

Ada dua mekanisme untuk melaksanankan perbaikan :
·      Sebagai bagian dari sistem manajemen mutu (digambarkan dengan panah dalam lingkaran) yang mencakup penyesuaiaan tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan.
·      Proses pengkaji ulang, dan khususnya pengkajian manajemen yang secara kritis mengamati sistem manjemen mutu secara keseluruhan dan membuat perbaikan pada sistem tersebut.
Dengan demikian, model proses dalam gambar diatas menghubungkan dan menyatukan konsep pemastian mutu untuk perbaikan terus menerus dengan konsep manajemen mutu keseluruhan.
3. Rantai konsumen – pemasok
Proses adalah bahan penyusun rantai nilai yang bias dianggap sebagai proses makro yang tersusun dari berbagai sub proses, sebuah mata rantai yang mengikat konsumen dan pemasok.
a.    Konsumen dan pemasok eksternal.
Para konsumen dan pemasok eksternal ini memiliki kekuatan tawar menawar dengan perusahaan atau organisasi yang sedang mengejar posisi diantara para pesaingnya.  Mereka memiliki kekuatan tawar menawar yang ditantang oleh sebuah organisasi dan para pesaingnya untuk mendapatkan kelebihan kompetitif di pasar.  Kelebihan kompetitif adalah kemampuan untuk membuat perusahaan tampak berbeda di mata para konsumen dan kemampuan untuk memberikan harga tinggi.  Maka, keberagaman adalah pola perilaku yang mendasari keberhasilan, semakin beragam lingkungannya, semakin besar pula jumlah variable kemungkinan yang signifikan yang bisa memberikan manfaat berbeda pada tiap orang. 
Elemen – elemen dasar persaingan strategis adalah :
a.      Kemampuan untuk memahami perilaku kompetitif, konsumen, penyandang dana dan sumberdaya yang terus menerus berinteraksi
b.      Pemahaman tentang bagaimana gerakan strategis tertentu bisa menyeimbangkan kembali keseimbangan ( atau mungkin juga ketidak seimbangan) kompetitif.
c.      Sumber daya bagi para pengguna baru.
d.     Kemampuan untuk memprediksi resiko dan keuntungan.
e.      Kemampuan untuk bertindak
f.       Komitmen dan dedikasi seluruh bagian organisasi
Sistem kerja adalah cara sebuah organisasi mengorganisir dirinya sendiri untuk melakukan pekerjaan. Perumusan system ini mengaitkan kegiatan – kegiatan yang harus dilakukan dengan tujuan kegiatan produksi barang dan jasa serta dengan tujuan perusahaan.
Pendekatan system kerja mengatur dan memprioritaskan pekerjaan selain memperjelas peran pegawai dimana kerjasama dan inovasi bisa terjadi.
Sub proses mendukung para pegawai yang memproduksi dan mengirimkan barang atau jasa.  Proses – proses pendukung meliputi sumber daya manusia, manajemen fasilitas, dan layanan teknologi.
Pengukuran kinerja digabungkan dengan penyusunan prioritas kerja.  Kegiatan ini mengidentifikasi dan mengukur kegiatan – kegiatan yang penting untuk melayani pelanggan, baik internal maupun eksternal.  Pengukuran membantu para pegawai lebih fokus pada prioritas dan pelayanan konsumen internal mereka.

b.   Sistem Rantai Nilai
Rantai nilai sebuah perusahaan adalah bagian dari sebuah sistem yang lebih besar yang mencakup rantai – rantai nilai yang bergerak ke atas kearah pemasok dan kebawah kearah penyalur dan konsumen.  Porter menyebut rangkaian nilai ini sebagai system nilai, yang konsepnya ditunjukkan sebagai berikut:












Pentagon: Rantai nilai perusashaan


Pentagon: Rantai nilai penyedia

Pentagon: Rantai nilai penyalur
Pentagon: Rantai nilai pembeli



 


                                                                                                                                         


Keberhasilan sebuah perusahaan dalam membuat dan memepertahankan kelebihan kompetitif tidak hanya tergantung pada rantai nilainya, namun juga pada kemampuannya mengatur sistem nilai dimana perusahaan tersebut menjadi salah satu bagiannya.
Rantai konsumen – pemasok harus dibuat agar bisa membangaun mutu barang dan jasa yang diberikan, maka ada spesifikasi dan persyaratan tertulis untuk tiap bahan yang dibeli dan untuk tiap barang yang dijual.  Inspeksi biasanya dilaksanakan di tahap pasokan persediaan dan pengiriman.  Inspeksi ( pemeriksaan ) seperti ini tidak bisa meningkatkan mutu sebab tidak ada yang tahu apa yang terjadi saat sedang tidak ada inspeksi. Tujuan organisasi haruslah mengurangi inspeksi sampai seminimal mungkin dan tetap bisa mengontrol mutu barang atau jasa yang diproduksi.Tujuan ini bisa tercapai melalui pembentukan rantai konsumen – pemasok dalam organisasi.
Saat konsep mutu berubah, perusahaan – perusahaan menyadari bahwa mutu harus dibangaun pada barang atau jasa dengan cara membangun mutu kedalam prosesnya.  Hal ini bisa dicapai dengan membentuk rantai konsumen – pemasok, di tiap perusahaan, yaitu dengan membagi proses menjadi sejumlah sub proses dan membentuk rantai konsumen – pemasok dalam organisai tersebut.  Maka, kunci untuk membangun mutu ke dalam proses adalah dengan mengidentifikasi konsumen dan pemasok internal.
Rantai konsumen – pemasok terdiri dari  pembagian seluruh proses produksi atau pemberian jasa, dimulai dri pemasok ( pemasok ) eksternal dan berakhir di konsumen eksternal, dalam sejumlah subproses yang ditentukan dengan pasti dalam organisasi tersebut.  Semua sub proses salaing terkait dan membentuk sebuah rantai.
Semua input untuk sub proses harus memiliki spesifikasi.  Tiap output harus memiliki spesifikasi.  Kesesuaian antara semua item yang diterima, dimiliki, atau dijual dengan spesifikasi masing – masing harus diverifikasi.  Verifikasi bisa sederhana pemeriksaan langsung atau penghitungan langsung.
Pemilik sub proses harus mengambil alih tanggung jawab dari pemasok sebelum mulai menggunakan input yang diterimanya. Tiap pemilik sub proses memiliki seorang pemasok dan seorang konsumen.  Semua orang yang memberikan input pada pemilik proses adalah pemasok semua orang yang menerima input dari pemilik proses adalah konsumen bagi pemmilik proses tersebut.
Jika konsep ini dibuat dalam sebuah organisasi dan jika semua pemilik, konsumen dan pemasok memahami peran masing – masing dan melaksankan fungsinya dengan bertanggung jawab, maka penyeliaan dan manajemen tidak akan terlalu dibutuhkan lagi.
4. Perangkat – Perangkat Mutu
Para ahli mutu memberi nama untuk tujuhperangkat dasar mutu, (dimana pertama kali dicetuskan oleh Kaoru Ishikawa, profesor teknik di Universitas Tokyo dan penemu “lingkaran mutu”). Perjalanan mutu dimulai dengan penguasaan perangkat-perangkat yang tidak bisa dihilangkan sepanjang pendekatan proses untuk pengendalian dan perbaikan mutu. Ketujuh perangkat dasar mutu (The seven basic quality tools) tersebut adalah:
1.      Diagram sebab-akibat : diagram yang mengidentifikasi berbagai kemungkinan penyebab sebuah masalah dan memisahkan berbagai ide kedalam kategori-kategori yang berguna.
2.      Lembar periksa (Check sheet) : sebuah formulir terstruktur yang dipersiapkan untuk mengumpulkan dan menganalisa data.
3.      Diagram kendali (Control charts) : diagram yang digunakan untuk meneliti perubahan sebuah proses dalam rentang waktu tertentu.
4.      Histogram : bentuk diagram yang digunakan untuk menunjukkan seberapa sering tiap nilai yang berbeda muncul dalam satu rangkaian data.
5.      Diagram pareto (Pareto charts) : diagram yang menunjukkan faktor mana yang lebih signifikan dalam bentuk grafik batang.
6.      Diagram tersebar (Scatter diagram) : diagram yang terdiri dari sepasang data numeris, satu variabel di tiap sumbu, untuk melihat hubungan.
7.      Stratifikasi atau Diagram garis : sebuah teknik yang memisahkan data yang didapat dari sejumlah sumber sehingga muncul pola yang bisa diamati.
Perangkat Mutu 1
A.      DIAGRAM SEBAB-AKIBAT
Diagram Tulang Ikan (Fishbone - diagram)
Juga disebut : Diagram Sebab-Akibat, Diagram Ishikawa (Cause-and-Effect Diagram, Ishikawa Diagram)
Variasi atau macam-macam diagram tulang ikan yaitu : diagram sebab enumerasi, diagram proses tulang ikan, diagram waktu-tunda tulang ikan, CEDAC (cause-and-effect with the adition of cards), diagram tulang ikan hasil yang diinginkan, dan diagram terbalik tulang ikan.
Diagram tulang ikan ini mengidentifikasi berbagai kemungkinan penyebab sebuah dampak atau masalah, dan biasanya digunakan untuk menyusun ide-ide dalam curah gagasan. Diagram ini memisah-misahkan berbagai ide secara langsung dan memasukkannya kedalam kategori-kategori yang berguna. Diagram ini digunakan saat mengidentifikasi kemungkinan penyebab untuk suatu masalah dan pada saat itu pula muncul banyak pemikiran yang berbeda pada para anggota tim. Sehingga dalam pembuatan diagram Tulang Ikan ini ada prosedurnya. Bahan yang dibutuhkan adalah papan tulis (whiteboard) dan spidol. Kemudian sepakati masalah (dampak) yang akan dibahas dan tuliskan dibagian tengah sebelah kanan papan tulis. Setelah itu gambar sebuah kotak yang mengelilinginya dan gambar sebuah panah horizontal ke arah kotak tersebut.
-          Lakukan curah gagasan tentang kategori-kategori utama penyebab masalah tersebut. Apabila sulit dilakukan, gunakan penjudulan yang umum seperti :
·         Metode
·         Mesin (perlengkapan)
·         Orang (kesalahan manusia)
·         Bahan
·         Pengukuran
·         Lingkungan
Tuliskan kategori-kategori penyebab tersebut sebagai cabang dari panah utam tadi.
-          Lakukan curah gagasan tentang semua kemungkinan penyebab masalah dengan memberi pertanyaan seperti : “Mengapa hal ini terjadi?” kemudian saat ide disampaikan, maka fasilitator menuliskannya sebagai cabang dari kategori yang sesuai. Sebab ini bisa dituliskan beberapa kali jika terkait dengan berbagai kategori, karena hal tersebut dapat diperdalam pada tiap-tiap level sebab yang ada. Sehingga setelah semua anggota kelompok kehabisan ide, maka fokuskan perhatian pada gambar yang mempunyai jumlah ide paling sedikit.

Contoh Diagram Tulang Ikan

 




                                                                                                                        
Gambar diatas merupakan skema diagram dari sebuah tim produksi dengan menggunakan penjudulan umum, sehingga nantinya dapat memunculkan ide dari banyaknya ide-ide berbeda yang muncul yang kemudian dipisahkan dalam kategori-kategori yang berguna.

Perangkat Mutu 2
A.  LEMBAR PERIKSA (CHECK SHEET)
Lembar Periksa
Juga disebut : defect concentration diagram (diagram konsentrasi kesalahan)
Lembar periksa adalah sebuah formulir terstruktur dan disiapkan untuk mengumpulkan dan menganalisa data. Ini merupakan perangkat umum yang digunakan untuk berbagai keperluan. Lembar periksa ini digunakan saat data bisa diamati dan dikumpulkan berulang-ulang oleh orang yang sama atau di tempat yang sama.
Prosedur penyusunan lembar periksa diawali dengan menentukan kejadian atau masalah yang akan diamati. Lalu membuat definisi operasionalnya serta menentukan kapan dan untuk berapa lama data akan dikumpulkan. Untuk susunan formulirnya. Namai semua kotak pada formulir tersebut. Atur sedemikian rupa hingga data bisa dicatat hanya dengan memberi tanda centang atau tanda silang maupun simbol-simbol lain yang serupa sehingga data tidak perlu disalin ulang untuk analisis. Kemudian ujilah lembar periksa dalam jangka waktu yang singkat untuk memastikan bahwa lembar tersebut bisa mengumpulkan data-data yang tepat dan mudah untuk digunakan.
Gangguan Telpon
Alasan
Hari

Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jum’at
Total
Salah sambung
20
Meminta informasi
10
Bos
19
Total
12
6
10
8
13
49
Contoh lembar periksa diatas merupakan contoh yang digunakan unuk mengumpulkan data gangguan telepon dan tanda garis dimsukkan sebagai data yang dikumpulkan selama beberapa minggu.


Perangkat Mutu 3
B.  DIAGRAM KENDALI (CONTROL CHART)
Diagram Kendali
Juga disebut : Statistical Process Control (kendali proses statistik). Berbagai jenis diagram kendali bisa digunakan, tergantung pada jenis datanya. Ada dua kelompok paling utama yaitu:
1.    Data variabel, diukur dengan skala berkelanjutan. Misalnya : waktu, berat, jarak atau suhu bisa diukur dalam bentuk pecahan atau desimal.
2.    Data atribut, bukan merupakan bentuk pecahan atau desimal. Data ini muncul pada saat menentukan hanya keberadaan atau ketiadaan sesuatu. Misalnya, sebuah laporan mungkin saja mempunyai empat atau lima kesalahan, tetapi tidak mungkin memiliki empat atau lima setengah kesalahan.
Diagram kendali adalah diagram yang digunakan untuk meneliti proses perubahan dalam periode waktu tertentu. Dalam diagram kendali, data yang dimasukkan sesuai dengan urutan waktunya. Diagram kendali  selalu memilki garis tengah untuk nilai rata-rata, garis atas untuk batas teratas kendali dan garis bawah untuk batas terbawah kendali. Dan garis-garis tersebut ditentukan dari data historis. Dengan membandingkan data saat ini dengan garis-garis tersebut, maka kita dapat mengambil kesimpulan.
Diagram kendali digunakan pada saat mengontrol proses yang sedang berlangsung dengan menemukan dan memperbaiki masalah ketika masalah tersebut terjadi. Saat memprediksi rentang hasil yang diharapkan dari sebuah proses, menentukan apakah sebuah proses stabil, menganalisis pola-pola variasi proses dari penyebab khusus atau umum, dan pada saat menentukan apakah proyek perbaikan mutu harus diarahkan untuk mencegah masalah tertentu atau membuat erubahan mendasar pad proses tersebut.
Prosedur dalam penyusunan diagram kendali yaitu dengan memilih diagram kendali yang tepat dengan data tersebut, kemudian menentukan periode waktu yang tepat untuk mengumpulkan dan memasukkan data ke dalam diagram dan analisis.
Perangkat Mutu 4
C.       HISTOGRAM
Histogram adalah jenis grafik yang paling sering digunakan untuk menunjukkan distribusi frekuensi. Distribusi frekuensi menunjukkan seberapa sering tiap nilai berbeda muncul dalam serangkaian data. Histogram digunakan saat datanya berupa angka, menentukan apakah output sebuah  proses didistribusikan (secara normal atau tidak, dua proses atau lebih, berbeda atau tidak), melihat apakah telah terjadi perubahan proses dari satu periode waktu ke periode waktu tertentu, dan saat mengkomunkasikan distribusi data dengan cepat dan mudah.
Untuk penyusunan histogram gunakan lembar kerja histogram agar dapat membantu serta mempermudah dalam menentukan jumlah batang, rentang nilai yang ada dalam tiap batang dan label untuk sudut batang. Kemudian sebelum menarik kesimpulan dari histogram sebaiknya yakinkan diri bahwa proses telah bekerja dengan normal selama periode waktu yang diteliti.
Macam-macam Histogram Umum dan Maknanya
-          Normal. Sebuah pola yang umum adalah kurva berbentuk lonceng yang disebut distribusi normal, dimana pada titik-titiknya muncul di kedua sisi nilai rata-rata.
-          Acak. Distribusi acak tidak simetris karena batas asalnya menahan hasil hanya pada satu sisi saja. Puncak distribusi ini mendekati batas tersebut dan ekornya menjauh dari pusat tersebut.
-          Dua Puncak atau Bimodal. Distribusi bimodal berbentuk seperti dua punuk unta. Hasil dari dua proses dengan distribusi berbeda digaabungkan dalam satu data.
-          Plateau. Distribusi plateau mungkin bisa disebut “distribusi multimodal”. Sejumlah proses dengan distribusi normal digabungkan, karena ada banyak puncak yang saling berdekatan.
-          Puncak Bersudut. Distribusi puncak bersudut ini menyerupai distribusi normal, hanya saja distribusi ini memiliki sebuah puncak besar di salah satu ujungnya.
-          Terpotong atau Bentuk Jantung.  Distribusi ini tampak seperti distribusi normal dengan ujung yang terpotong. Hal itu terjadi karena pemasok mungkin menghasilkan distribusi normal berbagai barang dan kemudian  hanya mengandalkan dari pemeriksaan yang  memisahkan barang sesuai spesifikasinya atau tidak.
-          Makanan Anjing. Data yang hilang dari distribusi, makanan anjing hasilnya terlalu dekat dengan nilai rata-rata.



Perangkat Mutu 5
D.  DIAGRAM PARETO
Diagram Pareto juga disebut : analisis Pareto
Jenis diagram pareto yaitu : diagram berat pareto dan diagram perbandingan pareto.
Diagram pareto adalah diagram batang. Panjang tiap batang menggambarkan frekuensi atau beban dan disusun dengan batang tertinggi di sebelah kiri dan batang terendah paling kanan. Diagram ini digunakan pada saat menganalisis data tentang frekuensi masalah dalam sebuah proses, banyak masalah dan ingin fokus pada masalah yang paling signifikan, dan saat mengkomunikasikan data tersebut pada orang lain. Diagram pareto disusun dengan cara menetukan kategori apa yang akan digunakan untuk mengelompokkan item-item yang didapat, kemudian pengukuran apa yang paling tepat, menentukan periode waktu yang akan tercakup dalam diagram pareto, setelah itu kumpulkan data dengan mencatat kategorinya tiap kali, jumlahkan hasil pengukuran untuk setiap kategori, tentukan skala yang tepat untuk hasil pengukuran yang telah dikumpulkan. Nilai maksimalnya tidak boleh lebih dari jumlah tertinggi yang didapat dari langkah 5. Beri tanda skala ini di sisi kiri diagram. Susun batangan-batangan untuk setiap kategori dan beri label. Tempatkan batangan tertinggi di sisi paling kiri dan urutkan sesuai ketinggiannya ke sebelah kanan. Jika ada banyak kategori yang hasil pengukurannya sedikit, kategori-kategori ini bsa dikelompokkan sebagai “lain-lain”.
Contoh : menunjukkan berapa banyak konsumen yang mengeluh yang di dapat untuk kelima kategori tersebut.
Untuk membuat diagram pareto dimulai dengan memasukkan kekurangan-kekurangan tersebut ke dalam lembar periksa.


Perangkat Mutu 6
E.       DIAGRAM TERSEBAR (SCATTER DIAGRAM)
Diagram Tersebar Juga disebut:  penyusunan tersebar, diagram X-Y
Diagram tersebar menggambarkan sepasang data numeris, dengan satu variabel di tiap sumbu, untuk mengamati hubungan yang ada. Jika variabel tersebut berhubungan, titik-titiknya akan ada disepanjang garis atau kurva. Sehinga semakin tinggi korelasi, semakin dekat pula titik-titik tersebut dengan garis.
Diagram tersebar ini digunakan saat terdapat data numeris, variabel dependen  yang memiliki nilai merupakan kelipatan dari tiap nilai independen, menentukan apakah kedua variabel tersebut saling terkait atau tidak, mencoba mengidentifikasikan kemungkinan akar masalah, setelah curah gagasan tentang sebab-akibat menggunakan diagram tulang ikan, untuk menentukan apakah keua dampak yang terkait disebabkan oleh satu sebab atau tidak, dan saat menguji korelasi sebelum menyusun diagram kendali.
Prosedur penyusunan diagram tersebar. Pertama, kumpulkan data yang dianggap memiliki hubungan, gambar sebuah diagram dengan variabel independen di sumbu horizontal dan variabel dependen di sumbu vertikal. Untuk tiap pasang data, gambarkan sebuah titik atau simbol apapun di tempat dimana nilai sumbu x memotong nilai sumbu y. Lihat pola titik-titik tersebut untuk melihat apakah ada korelasi yang jelas terlihat atau tidak. Jika data tersebut membentuk sebuah garis atau kurva, maka bisa berhenti sampai disitu. Dan itu berarti bahwa variabel-variabel tersebut berkorelasi
Pertimbangan penggunaan diagram tersebar
Apabila diagram tersebar menunjukkan tidak adanya hubungan antara kedua variabel tersebut, pertimbangkan bisakah data tersebut distraitfikasikan dan apakah variabel dependennya (sumbu x) memang sangat bervariasi. Terkadang sebuah hubungan bisa tidak tampak karena cakupan datanya tidak cukup luas. Sehingga, berpikirlah secara kreatif tentang bagaimana cara menggunakan diagram tersebar untuk menemukan akar masalah. Karena menggambarkan diagram tersebar adalah langkah pertama dalam mencari hubungan antara berbagai variabel.



Perangkat Mutu 7
F.   STRATIFIKASI (STRATIFICATION)
Stratifikasi adalah teknik yang digunakan bersama-sama dengan perangkat analisis lain. Jika data dari berbagai sumber dikumpulkan bersama-sama, makna data tersebut tidak mungkin dilihat. Karena teknik stratifikasi ini memisahkan dta tersebut hinga polanya bisa dilihat.
Stratifikasi digunakan saat sebelum mengumpulkan data, jika data berasal dari sejumlah sumber, seperti berbagai shift, hari-hari dalam seminggu, kelompok pemasok atau masyarakat. Serta, jika analisis data membutuhkan pemisahan berbagai sumber.
Prosedur pelaksanaan stratifikasi adalah: sebelum mengumpulkan data, pertimbangkan informasi mana tentang sumber data tersebut yang mungkin mempengaruhi hasil, atur pengumpulan data sedemikian rupa sekaligus dapat mengumpulkan informasi, saat menyusun atau memasukkan data yang dikumpulkan ke dalam diagram tersebar, diagram kendali, histogram atau perngkat analisis lainnya, gunakan berbagai tanda tau warna berbeda untuk membedakan data yang berasal dari berbagai sumber. Maka, data yang dibedakan dengan cara ini disebut terstratifikasi.












BAB II
STUDI KASUS

Proses dan Perangkat Mutu
Manajemen Mutu
Beberapa tahun lalu, dari hasil riset sebuah lembaga di Amerika Serikat diketahui bahwa lebih dari 50% produk dan komponen yang dihasilkan oleh perusahaan mempunyai cacat atau kerusakan, dan untuk perusahaan yang bergerak di bidang teknologi tinggi, otomotif, dan aerospace angkanya lebih mencengangkan lagi yaitu mencapai lebih dari 75%. Komisi Keselamatan Produk Konsumen Amerika bahkan memperkirakan bahwa kematian, kecelakaan, dan kerusakan yang ditimbulkan akibat pemakaian produk konsumen yang tidak sempurna telah membebani negara lebih dari 700 miliar dolar per tahunnya.
Berdasarkan fakta-fakta tersebut maka tidak mengherankan jika perusahaan-perusahaan saat ini berusaha keras untuk menerapkan sistem manajemen mutu yang diharapkan akan membantu mereka dalam meningkatkan mutu produk/layanan yang dihasilkan, mengontrol biaya-biaya, mengurangi kerusakan dan cacat pada produk, meningkatkan kepuasan konsumen, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.










BAB III
PEMBAHASAN
A.    Mutu
Setidaknya ada tiga hal mendasar yang sangat mempengaruhi tingkat kesuksesan suatu produk atau layanan di pasaran, yaitu harga, ketersediaan, dan mutu/kualitas. Konsumen sangat membutuhkan produk atau layanan yang bermutu tinggi dan tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan harga yang terjangkau dan sesuai dengan manfaat yang akan diperoleh. Organisasi atau perusahaan akan dapat sukses dan mampu bersaing di pasaran jika tingkat kepuasan pelanggan terhadap pemakaian produk dan layanannya cukup tinggi. Faktor harga dan ketersediaan adalah fitur transient saja, dalam arti pengaruhnya tidak berlangsung lama setelah terjadi transaksi. Lain halnya dengan mutu, yang mempunyai pengaruh dan implikasi yang cukup panjang, karena mutu suatu produk atau layanan ditentukan dari tingkat kesuksesan kegunaan produk atau layanan tersebut selama pemakaiannya (tidak terbatas pada point of sales saja).
Makna mutu atau kualitas suatu produk atau layanan sendiri erat kaitannya dengan: tingkat kesempurnaan, kesesuaian dengan kebutuhan, bebas dari cacat, ketidaksempurnaan, atau kontaminasi, serta kemampuan dalam memuaskan konsumen. Konsumen adalah pihak yang paling tepat dan adil dalam menilai masalah mutu dari produk atau layanan yang kita sediakan. Sebuah produk atau layanan yang memiliki fitur atau manfaat yang memuaskan kebutuhan konsumen dapat disebut sebagai produk atau layanan yang bermutu, demikian pula sebaliknya, produk atau layanan yang memiliki fitur atau manfaat yang tidak memuaskan kebutuhan konsumen dapat disebut sebagai produk atau layanan yang tidak bermutu. Anda akan dapat menilai tingkat kepuasan konsumen terhadap produk Anda melalui melalui berbagai cara, seperti feedback langsung dari konsumen, atau juga bisa dilihat dari tingkat kerugian penjualan, turunnya market share, dan pada akhirnya adalah kerugian bisnis. Pada pasar dengan tingkat persaingan usaha yang sangat ketat, mutu dari suatu produk atau layanan yang ditawarkan akan memiliki peranan yang sangat strategis terhadap perkembangan bisnis.
B.  Sistem Manajemen Mutu
Adalah sesuatu yang tidak mungkin perusahaan Anda mempunyai kemampuan untuk menghasilkan dan mempertahankan suatu produk yang bermutu tanpa disertai adanya manajemen proses yang matang dan rapi di dalamnya. Mutu yang baik tidak akan dapat diraih hanya dengan mengandalkan keberuntungan semata, tapi mutlak harus dengan cara penerapan manajemen bisnis yang baik.
Sistem manajemen mutu akan memberikan kemampuan kepada perusahaan atau organisasi dalam melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapabilitas bisnis. Dengan adanya sistem mutu diharapkan perusahaan akan lebih terbantu dalam mencapai, mempertahankan, dan meningkatkan mutu produk atau layanan yang sediakan secara ekonomis. Sistem manajemen mutu akan sangat membantu untuk dapat bertindak dengan lebih baik dibanding sebelumnya.
C.  Standarisasi Sistem Mutu
Suatu standar mutu memberikan kontribusi yang sangat besar pada segenap aspek kehidupan kita, walaupun kadang kontribusinya sering tidak kita sadari.
Sistem-sistem standarisasi mutu merupakan tool atau alat untuk membantu perusahaan agar bekerja dengan lebih terorganisir serta membantu pengelolaan dan pengontrolan proses bisnis yang berjalan di perusahaan dengan berpegang pada standar mutu yang telah ditetapkan. Sistem mutu seperti ISO 9000, TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldrige adalah suatu sistem yang telah teruji dan terbukti luas di dunia. Salah satu keuntungan penerapan suatu sistem mutu tersebut yaitu tidak perlu lagi membuat suatu standar sistem mutu baru, yang perlu dilakukan hanyalah mengadaptasi sistem tersebut untuk disesuaikan dengan model bisnis dan kondisi perusahaan. Pemilihan suatu sistem mutu yang akan kita adopsi sangat ditentukan oleh beberapa faktor, diantaranya adalah regulasi perusahaan, sasaran bisnis, konsumen dan target pasar, bidang usaha, dan skala bisnis perusahaan.
Dengan penerapan suatu sistem mutu tertentu seperti ISO 9000, QS-9000, atau yang lain, tentunya akan membawa dampak positif bagi bisnis Anda, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang kita sediakan. Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain. Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan perusahaan secara signifikan.
BAB IV
KESIMPULAN
a)      Kesimpulan
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa untuk dapat memperbaiki produk suatu perusahaan, suatu perusahaan harus lebih meningkatkan beberapa faktor yaitu harga, ketersediaan, dan mutu/kualitas. Tetapi tidak hanya itu saja yang harus diperhatikan, melainkan suatu perusahaan harus mempunyai sistem manajemen mutu yang baik. Dimana perusahaan harus mampu mengendalikan dalam melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapabilitas bisnis.
Selain itu sistem standarisasi mutu merupakan tool atau alat penting untuk membantu perusahaan agar bekerja dengan lebih terorganisir serta membantu pengelolaan dan pengontrolan proses bisnis yang berjalan di perusahaan dengan berpegang pada standar mutu yang telah ditetapkan. Dengan penerapan suatu sistem mutu tertentu seperti ISO 9000, QS-9000, atau yang lain, tentunya akan membawa dampak positif bagi suaut perusahaan, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan dan juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan perusahaan secara signifikan.
b)     Saran 
Ø  Merealisasikan apa yang telah  dipelajari dari proses dan perangkat mutu dengan sebaik-baiknya
Ø  Membuat suatu kinerja yang bermutu dalam pengelolaan perusahaan
Ø  Mempertimbangkan dengan matang mengenai hal yang menyangkut perangkat mutu untuk memperbaiki kinerja perusahaan
Ø  Berusaha untuk memulai sesuatu dengan proses yang bertahap dan terencana.  



Tidak ada komentar:

Poskan Komentar